Wskaźnik kosztów ogólnych – model porozumienia
Zaktualizowano: 25 wrz 2021
Zmiany w kontraktach budowlanych są nieodzowne, przeważnie są odpowiedzią na ryzyka czy inżynierią wartości, w konsekwencji wymuszają odpowiednie dostosowanie ceny (equitable price adjustment). Jednym z elementów wyceny zmian są, stwarzające problem, koszty ogólne/pośrednie (overheads/mark-ups).
O ile koszty bezpośrednie można łatwo udokumentować i powiązać z realizacją zmiany, o tyle koszty ogólne są bardzo rozmyte, trudne do precyzyjnego wyliczenia, opierają się na zeznaniach świadków. Wiemy, że zmiany generują koszty związane z organizacją, zakupami, koordynacją, mediami, ale problem stanowi ich precyzyjne wskazanie. Na przykład, na ile precyzyjnie możemy określić jak długo kierownik pracował nad zmianą?
Wyjściową formą jest podliczanie kosztów pośrednich po realizacji zmiany. Jednak szereg korzyści skłania strony do porozumienia ws. alternatywnego sposobu rozliczania - na przykład ustalając wskaźnik narzutu (mark-up rate). W porozumieniu, wykonawca korzysta zachowując w tajemnicy dane finansowe, ma zagwarantowaną rekompensatę i nie traci uwagi na dokumentowanie kosztów. Zamawiający zwykle oszczędza na pracy kadry przygotowującej i oceniającej zestawienie kosztów (quantumm).
Podstawową wadą wskaźnika jest powstanie ryzyka przepłacenia za koszty ogólne. O ile dla prywatnych podmiotów porozumienie jest kwestią kalkulacji biznesowych, o tyle agencje rządowe są rozliczane z gospodarnego zarządzania środkami i niechętnie podejmują ryzyko.
Artykuł poniżej, opisuje model ograniczania ryzyka, który może posłużyć jako uzasadnienie ewentualnych porozumień dotyczących wskaźnika kosztów pośrednich.
W oparciu o zmienność kosztów ogólnych, model ten przedstawia ryzyko niegospodarności, w zależności od wartości zmiany.
Zmienność kosztów ogólnych
Zakładając, że koszty ogólne stanowią pewną część nakładów na realizację, jest dla nas oczywiste, że w każde z zadań budowlanych (projektów, czy zmian) będzie zawierało specyficzny udział kosztów ogólnych.
Zadania budowlane są pod tym względem bardzo specyficzne.
Podstawowe różnice spowodowane są (i) wielkością projektu, (ii) skomplikowaniem, (iii) lokalizacja, (iv) rozproszeniem dostawców.
Wracając do samych zmian w kontraktach, znaczące różnice powodują:
Fakt, że zmiana powoduje wydłużenie czasu realizacji winduje udział kosztów pośrednich,
Im więcej podwykonawców zaangażowanych w zmianę, tym większe nakłady na koordynację,
Pozyskiwanie nowych wykonawców jest znacznie bardziej kosztowne niż rozszerzenie zakresu aktualnie pracującym,
Wielkość zmiany - teoretycznie pewien poziom kosztów zarządzania zmianą powstaje niezależnie od jej wielkości (np. procedura negocjacji zmiany).
Jeżeli jesteśmy świadomi tych tendencji, możemy już we wstępnej analizie ocenić jak znaczący będzie udział kosztów ogólnych. Na przykład: zmiana grubości obudowy dużej hali magazynowej, w formule zaprojektuj i zbuduj, przed rozpoczęciem projektowania, poza bezpośrednimi nakładami na materiały wiązałaby się z nikłym kosztem ogólnym. Dostarczenie wykonawcy innego profilu grodzic stalowych również w niewielkim stopniu podniesie koszty ogólne.
Proporcjonalny wzrost kosztów ogólnych występuje gdy zwiększymy dwukrotnie ilość wykonywanych prac i proporcjonalnie wydłużymy kontrakt.
Dodatkowe badania archeologiczne w trakcie budowy mogłyby się wiązać z nakładami na reorganizację prac i relatywnie tanie badania mogą pociągnąć za sobą wysokie koszty wydłużenia realizacji. Ekstremalnym przypadkiem są wstrzymania prac, są one zmianami, w których występują niemal wyłącznie koszty ogólne.
Średnie koszty ogólne
Skoro nie możemy przewidzieć, które zmiany będą dominowały w projekcie, w jaki sposób mielibyśmy wybrać odpowiedni wskaźnik. Warto zastanowić się, czy nie pogrupować zmian i ustalić odrębnych zasad dla każdej z grup np.:
zmiany wydłużające czas - na podstawie obliczeń powykonawczych,
zmiany nie wydłużające czasu - wg. wskaźnika z porozumienia,
zmiany wyjatkowe, odpowiednio wysokie - wg. rozliczeń powykonawcych,
Taki podział pozwala na bardziej precyzyjne przybliżenie kosztów ogólnych.
Jako punkt odniesienia w wyznaczeniu wskaźnika % strony mogą odwoływać się do (i) wskaźnika kosztów ogólnych GUS, (ii) narzutu na koszty przewidzianego ofertą, (iii) rzeczywistych nakładów w ostatnich miesiącach projektu.
Najmniej dokładnym wskaźnikiem są dane GUS, ponieważ zagregowane dla całej branży budowlanej. Zarówno założenia ofertowe jak i rzeczywiste nakłady wierniej oddają specyfikę projektu.
O ile oba wskaźniki mogą być równie dokładne, o tyle rzeczywiste nakłady z poprzednich miesięcy w wielu przypadkach mogą być zakłamane (np. w przypadku wystąpienia opóźnień na budowie, lub w fazie mobilizacji projektu).
Model podejmowania decyzji
Decyzja o porozumieniu powinna wyważyć oszczędności na dokumentowaniu kosztów i ryzyko niegospodarności. De facto, decydujemy pomiędzy:
Pokryciem rzeczywistych kosztów prac, powiększonych o nakłady na udokumentowanie i weryfikację kosztów,
Pokryciem teoretycznych (wskaźnikowych) kosztów prac, które jest obarczone ryzykiem zmienności.
Model w oparciu o który moglibyśmy podjąć decyzje wymaga wyznaczenia teoretycznego poziomu:
Nakładów na udokumentowanie i weryfikację kosztów ogólnych,
Przewidywanej zmienności/odchylenia kosztów ogólnych od średniej,
na ich podstawie możemy wyznaczyć, jaka jest szansa na "niegospodarność"/przepłacenie.
Przyjęcie nakładów na udokumentowanie i weryfikację kosztów ogólnych
Zwykle osoba dokumentująca koszty ogólne powinna pozyskać dane i/lub zeznania pracowników, poświadczające ile czasu poświęcili na wdrożenie zmiany. Należałoby skatalogować każdą godzinę (półdniówkę) poświęconą na wdrażanie zmian. Dodatkowo należy wskazać firmowe narzuty na standardowe wynagrodzenia (np. przypadające koszty biur, samochodów, sprzętu). Praca ta jest mozolna i podlega zatwierdzeniu przełożonych, a finalny dokument trafia do oceny zleceniodawcy, czy inżyniera.
Określenie zmienności/odchyleń kosztów ogólnych
Często już na etapie wstępnej oceny możemy określić z jakich tytułów powstaną koszty ogólne (np. przeorganizowanie prac, procedury zakupowe, koordynacja na budowie, koszty wydłużenia) i jak znaczący będzie ich udział.
Zmienność/odchylenia można oszacować poprzez wybór tych zmian, które niosą ze sobą skrajnie wysokie i skrajnie niskie koszty ogólne, oszacować je a następnie określić odchylenie od proponowanego wskaźnika.
Jeżeli przyjęta średnia wynosi 25%, a wprowadzenie poszczególnej zmiany np. zmiany profili grodzic na większe niesie niewielkie koszty ogólne np. 2%, możemy obliczyć spodziewaną zmienność -23%.
Im mniejsza zmienność, tym mniejsze ryzyko niesie za sobą wprowadzenie rozliczeń na podstawie średniego wskaźnika. Łatwo złagodzić to ryzyko, grupując zmiany i przypisując bliższy współczynnik.
Przykładem jest wyznaczenie odrębnych reguł dla zmian powodujących wydłużenie czasu i nie powodujących wydłużenia czasu. Gdybyśmy rozliczali te zmiany za pomocą tego samego wskaźnika, koszty pierwszych byłyby zawsze niedopłacone, a przypadku drugich - nadpłacone.
Pozwala to przyjąć porozumienie z mniejszym ryzykiem.
Porównanie nakładów na udokumentowanie kosztów ogólnych ze zmiennością
W tabeli zestawiono:
zakres rzeczywistych kosztów, powiększony o nakłady na udokumentowanie (szara oraz pomarańczowa linia), oraz
teoretyczne koszty wyznaczane na podstawie wskaźnika (niebieska linia),
Na wykresie miejsce przecięcia kosztów teoretycznych i minimalnych kosztów rzeczywistych reprezentuje próg, poniżej którego koszty teoretyczne nigdy nie przekraczają nakładów na udokumentowanie zmian - poniżej tej wartości zmiany nie występuje ryzyko przepłacenia.
Wraz ze wzrostem kosztów bezpośrednich zmiany, maleje znaczenie nakładów na udokumentowanie, i zwiększa się szansa (aż do 50%) na wystąpienie zmian, w których rzeczywiste koszty ogólne będą mniejsze niż teoretyczne.
O ile w przypadku porozumienia, zawsze oszczędza się na dokumentowaniu kosztów, o tyle 40% szans na „przepłacenie” za koszty ogólne może być zbyt dużym ryzykiem dla niektórych z uczestników kontraktu.
Zakładając, że koszty zmian odchylają się zgodnie z rozkładem jednostajnym ciągłym wyznaczono następujące progi finansowe, dla zmian:
Próg 0 – 0% szans na „przepłacenie”, wyznacza wzór "Kdokum./zmienność",
Próg 1 – 25% szans na „przepłacenie”, wyznacza wzór "2*Kdokum./zmienność",
Próg 2 – 38% szans na „przepłacenie”, wyznacza wzór "4*Kdokum./zmienność",
gdzie Kdokum to koszty dokumentowania, a zmienność to zmienność kosztów ogólnych.
Przyjmując koszty dokumentowania na poziomie 30 tys. zł, a zmienność kosztów ogólnych na poziomie +- 5%, poszczególne progi wynosiłyby:
Próg 0 – 600 tys. zł,
Próg 1 – 1 200 tys. zł,
Próg 2 – 2 400 tys. zł.
Poniższy wykres zestawia progi z zakresem rzeczywistych kosztów ogólnych.
Pozostałe ryzyka
Zaproponowany model pozwala uzasadnić porozumienie związane ze wskaźnikiem kosztów pośrednich, oraz przedstawia mechanizm ograniczenia ryzyka niegospodarności progami finansowymi. Statystycznie im więcej zmian, tym rzeczywistość powinna być bliżej zamierzeniu stron.
Z drugiej strony, w ostatnich latach narracja ekonomistów szczególnie podkreśla tzw. "black swans", których przykładem jest wystąpienie pandemii. Zmiany wprowadzane w projektach są bardzo podobne - są wyjątkowe, trudne do przewidzenia, mogą mieć znaczący wpływ. Strony muszą zakładać, że wystąpią sytuacje, które mogą skrajnie odbiegać od założeń.
Na wypadek takich zdarzeń, wskazane jest aby w porozumieniu występowała klauzula pozwalająca zakwestionować wybrane zmiany i rozliczyć je na podstawie udokumentowanych kosztów (np. jeżeli koszty ogólne przekroczyłyby spodziewany zakres np. poza 15% +-5%).
Inne z ryzyk wiąże się z wyłączeniem części zmian poza porozumienie. np. zmian związanych z wydłużeniem czasu. W takich przypadkach należy zabezpieczyć się przed podwójną zapłatą za koszty ogólne, raz na skutek porozumienia i raz na skutek roszczenia o wydłużenie czasu.
Podsumowanie
Porozumienia dotyczące kosztów ogólnych zdecydowanie ułatwiają procedowanie zmian, jednak na budowach często występują wyjątkowe sytuacje i niosą duże ryzyko, że przewidywania rozminą się z rzeczywistością. Koszty ogólne zmian będą zwykle będą znacznie niższe lub wyższe niż przewidywano. Na jakie ryzyko możemy sobie pozwolić?
W artykule przedstawiono mechanizmy, które pozwalają ograniczyć ryzyko wyjątkowych zdarzeń, wyznaczyć racjonalne zasady i skłonić strony do porozumienia.